ビジネスメール書きくらべ

第1回:お礼のメール

はじめまして。グレイテルです。

今の時代、仕事を進めるのにメールは欠かせないという方がほとんどだと思います。
ビジネスメールって、プライベートとは違ってかなり気を遣いますよね。
ノウハウを教えてくれる本やサイトは数々あります。

ただ、過去の取引の流れや、相手との関係、社風など、
配慮すべきことは100人いれば100通り、実は正解はないと考えています。

では、同じ設定だったら、同じメールができあがるのか??
この特集は、部門が違う2名の社員(システム開発部門女子と管理部門男子)に、
共通のシチュエーションでメールを書いてもらい、比べてみようというものです。

「ソルクシーズ」の部門情報はこちら

 

*********ミッション*********
機器販売部門の担当者となって、主にお客様やメーカーに対するメールを書いてください。
**************************

機器販売部門というのは、以下の図のようにお客様とメーカーを仲介する立場です。
機器販売 挿絵

さて、立場の違い、性別の違いがどのような結果を生むのでしょうか?
さらに自分ならどんな風に書くか想像してみて、二人とどう違うのか(違わないのか)、
何か発見できたらオモシロイな~と思っています。

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システム開発部門女子と管理部門男子に、
共通のシチュエーションでメールを書いてもらいました。

<ミッション№1>
お礼のメール (お客様宛て)

自分:XYZ株式会社 野村 (OA機器の販売会社 営業部 担当)
宛先:株式会社AAA 山中様 (衣料品販売会社 総務部 課長)
趣旨:注文のお礼
背景:複合機の導入に際し、他社と相見積もりを取って検討されていたが、
当社からの見積もりを採用していただいた。
過去にも何度か当社からの購入を検討していただいたが、条件が合わず失注していた。
今回は価格は他社と同額であったが、
山中様が当社の日ごろの対応を誠実であると評価してくださり、受注できた。

■システム開発部門女子■
件名:お買い上げのお礼

株式会社AAA 総務部
山中 太郎様

いつもお世話になっております。
XYZ株式会社、野村 花子です。

このたびは、弊社がご提案いたしました、見積もりをご採用いただきましたこと、
厚くお礼申しあげます。

数ある会社の中から、弊社にご用命賜りましたことを
大変光栄に存じております。

どうぞ、末永くお取引をお願い申し上げます。

なお、お買い上げの製品につきまして、ご不満やご要望などがございましたら、
ご遠慮なくお申し付けください。

これからも弊社製品をご愛用いただけるよう、
全社をあげて努力してまいります。

後日、私ども営業部長ともどもご挨拶にお伺いしたく存じますが、
取り急ぎ書中をもってお礼を申し上げます。

(※1)

■管理部門男子■
件名:見積り採用の御礼

AAA株式会社 総務部
山中 様

いつも大変お世話になっております。
XYZ株式会社、営業部の野村○○です。

このたびは弊社の見積りをご採用いただき、
誠にありがとうございます。

貴社のご期待に添えるよう全力で取り組む所存ですので、
お気付のことがありましたら、何なりとお申し付け下さい。

改めて、営業部長ともどもご挨拶にお伺いしたく存じますが、
取り急ぎ書中をもってお礼を申し上げます 。

(※1)

☆今回のアハ!ポイント☆
なるほど。
ほとんど同じキーワードが使われていてお見事です。

どちらも、示したシチュエーションになかった
ファーストネームを補ってフルネームで書いてくれました。
そして、今回のお礼だけでなく今後の対応にも触れていて、
これからも取引したいと思わせます。

さらに訪問したいことを伝えていて、
さすが誠実さを評価されただけのことはありますね、野村さん!

よく似たメールから何が見えるでしょうか...
じーっと見つめているうちに、ついに興味深いことに気づきました!

1.件名:今回の設定では「見積採用=注文」なので同じ意味なのですが、
女子は「お買い上げのお礼」、男子は「見積り採用の御礼」となっています。
男子の方が確実性を好むのかなぁ、と思いました。

2.内容:女子の方が今後の対応についてより多く書いていますね。

この2点から、男子は現在女子は未来を見ているように感じました。

あら?なんか結構言い得ている気がします。
「現在」ある壁に立ち向かう男子、「未来」の壁の元を断とうとする女子。
たった1回のメールだけで男女の性質を語るのはやや乱暴な気もしますけど。

ほぼ同じメールが手元に届いたときはだいぶ戸惑いましたが、
なんとか今回は「性別による違い」を見つけることができました。

次回「第2回:依頼のメール(メーカー宛て)」もお楽しみに!

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※1 ビジネスメールでは通常「署名」を付けますが、この特集では省略します。

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