第4回:報告のメール

こんにちは、グレイテルです。

この特集は、システム開発部門女子と管理部門男子に、共通のシチュエーションでメールを書いてもらい、部署や性別による違いをくらべてみようという企画です。
さて今回は何が見えるでしょうか?

「ソルクシーズ」の部門情報はこちら

*********ミッション*********
機器販売部門の担当者となって、主にお客様やメーカーに対するメールを書いてください。
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機器販売部門というのは、以下の図のようにお客様とメーカーを仲介する立場です。
機器販売 挿絵

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<ミッション№4>
報告のメール (社内 -上司- 宛て)
自分:XYZ株式会社 野村 (OA機器の販売会社 営業部 担当)
宛先:XYZ株式会社 井沢 (OA機器の販売会社 営業部 部長)
趣旨:経過報告
背景:お客様(DDD株式会社)からのPC5台の注文について、工場のスケジュールの都合で、当初の予定(1週間後)より1ヵ月遅れることが判明した。新規顧客であったため、前払いをいただいていたが、お客様にはお待ちいただくことでご了承いただいた。前払いで受注したことまでを把握している上司から、メールでその後の経過報告を求められた。

■システム開発部門女子■
件名:【報告】DDD株式会社納品予定PC 遅延

井沢さんへ
お疲れさまです。野村です。

DDD株式会社から、PC5台の注文を貰っていた件で報告です。
PC5台の納品予定が来週から1ヵ月延びると、工場から連絡がありました・・・
原因は、スケジュール調整不備だそうです・・・

DDD株式会社とは上記の件を連携済みです。
前払いを貰ってますが、待って貰えるという事で合意しました!

(※1)

■管理部門男子■
件名:DDD社PC納入の件 経過報告

井沢部長

お疲れ様です。
野村です。

DDD社へのPC5台の納入の件ですが、
工場のスケジュールの都合により、納入が予定より1ヵ月遅れてしまうようです。
先方には納入遅延の旨をご報告し、お待ちいただくことで承認をいただいております。

以上、宜しくお願い致します。

(※1)

☆今回のアハ!ポイント☆
この特集は全6回ですが、今回だけは社内向けのミッションなのです。さて、どんな特徴が見えるでしょうか?

今回のポイントは「社外向けメールとの違い」でした。

共通点は、冒頭のあいさつが「お世話になっております」ではなく、「お疲れ様です」と社内向けになっていることです。メールに限りませんが社外向けでは絶対に使わない言葉ですね。グレイテルはこの言葉をきっかけに、続く文章が社内向けに変わります。

ではまずは件名から、それぞれのメールを見てみましょう。
システム開発部門女子は「【報告】DDD株式会社納品予定PC 遅延」と件名だけで内容を表現しようと工夫されています。件名だけで読み手が判断できますね。

一方、管理部門男子の方は「DDD社PC納入の件 経過報告」とあり、件名だけでは内容の推測が難しいですが、開いてみると、ほんの3行と簡潔に用件がまとめられています。

どちらの件名も、社外向けと違うという印象はありません。

次に本文です。
社外向けは定型文を少しアレンジすれば誰が書いてもそれほど印象に差がないメールが完成します。
ところが社内向けとなると、部長であれ、後輩であれ、相手との親密度が文面に影響しやすいです。
実際は社外向けメールより社内向けメールの方が気軽に書けると思いますが、このミッションは架空の設定なので、それぞれの野村さんがどのくらいの親密度の上司をイメージしたかでメールの硬さに違いが出ました。

まず、システム開発部門女子は「・・・」を使っていて、話し言葉に近い印象です。この部長さんとは日ごろからコミュニケーションを取っているように感じます。
一方管理部門男子は、親近感を表現することなく事実のみを伝えています。だからと言ってコミュニケーション不足ということではなく、「上司との距離」を維持しようという気持ちが働いているのでしょう。

今回も表にまとめてみした。

表:メールの比較
グレイテル04-1

以上から、前回に引き続き性別による違いに注目しました。特に文体の違いは男女の性質の違いが表れていると感じました。

男性は理性で動き、女性は感情で動くと言われることがあります。
この本文はまさにそのままを表していると思いませんか?システム開発部門女子は、「・・・」を使うことでお客様に迷惑をかけて困っているという感情を上司にほのめかしています。管理部門男子は事実のみを簡潔に書いていて感情は見えません。
前回の、女子は話し上手・男子は寡黙というのと同義ですね!

ということで、今回は「性別の違い」を発見しました。
実はグレイテルは女性なのでシステム開発部門女子寄りにコメントしているかもしれません。男性心理の勉強までできるとは思いませんでした(●^o^●)

次回「第5回:督促のメール(お客様宛て)」もお楽しみに!

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※1 ビジネスメールでは通常「署名」を付けますが、この特集では省略します。

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