コミュニケーションツールの進化

■メールに依存しすぎていませんか?

情報伝達で大きな部分を担っている、メール。
毎日、メールボックスにはたくさんのメールが届きますよね。
社内連絡、お客様から、業務の関係者、
はたまたダイレクトメールなど。。。
外出や休暇で2、3日メールボックスのチェックを怠ると
大量の未読メールにげんなりしてしまいます。

Portrait of beautiful executive working on computer at office

メールでないと困ることもありますが、
コミュニケーションを取るためのツールは他にもあります。

■より早く、より手軽に

例えば、簡単な連絡や確認など、すぐに連絡を取りたい場合には、
在席状況も確認できるチャットや、マイクロブック(Twitterのようなつぶやき機能)
といった手軽にメッセージをやりとりできるツールがおすすめです。

資料の配布や管理、情報共有には、グループで利用できるサイト機能(Wikiやコミュニティ)。
これなら毎回メール送信の度にアドレスを打ち込む手間などもありません。
また、アップロードされた資料は見るだけでなく編集することもできます。
メールだと、送信者から受信者への一方通行なので、ちょっとした修正に
何度もやりとりをしなければならない時がありますよね。

ただ、これらのツールが有効に機能するためには、メンバーがフレキシブルに
情報にアクセスできる環境(=SNS/ソーシャル・ネットワーキング・サービス)が必要です。

職場の自分のパソコンでしか連絡や情報にアクセスできなければ、
柔軟なコミュニケーションは実現しにくいでしょう。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどからも
手軽にアクセスできる環境やルール(特にセキュリティ!)が重要で、
それを叶えるのがSNSです。

■企業向けSNSを体験してみよう!

Young pretty woman using her universal device

企業向けのSNSはすでにいくつも販売されています。
多くのサービスでトライアル利用ができるので、一度、実際に使ってみて、
新しいコミュニケーション手段を体験してみてください!

<主な企業向けソーシャル・ネットワーキング・サービス>
・Salesforce「Sales Cloud」

・Microsoft「Yammer」

・IBM「IBM SmarterCloud for Social Business」

・サイボウズ「サイボウズ Office」

・サイボウズ「サイボウズ Garoon」

■ 追記 カンファレンス参加レポート in Orlando

今年もアメリカ・フロリダ州オーランドでIBMの展示会「IBM Connect 2014 (旧 Lotusphere )」が開催され、私も参加してきました。

そこで、IBMが開発中の次世代メール製品「IBM Mail Next」が紹介されていました。
まだまだ開発中で、どのようなものに仕上がるのかは未知数ですが、
ソーシャルに重点を置いた機能デザインやUI(ユーザーインターフェース)を採用しているようです。

mail_next1

上段には、顔写真が並んでいます。右上の数字は未読数でしょうか?
中段には、スケジュールや会議の情報が表示されています。
下段には、タスクなどがカード形式で表示されています。

mail_next2
顔写真にカーソルをあわせるとメールやチャット、会議招集などのアイコンがまわりに表示されます。
また、そのユーザーからのメール一覧が画面に表示されています。

実際の使い勝手や市場の反応など気になることは多いですが、
メールという分野に変化をもたらしてくれそうな期待感があります!

次回は、「ファイル共有」についてご紹介します。

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