業務コラボで実現するスマートな働き方

コラボレーションツール普及の課題(2)

コラボレーションツールを普及させるため多くの企業で様々なアイデアが試されています。 しかし、これだ!と決まった方法がないのが実情です。 私がオススメする二つのポイントはこれです。 ●導入の目的をはっきりと明文化しておくこと。 社内 SNS は使い方で業務に寄与する割合が大きく違ってきます。また、当初の導入目的がはっきりしていないと運用もどんどんブレていきます。 トップダウン、ボトムアップのどちらで […]

コラボレーションツール普及の課題(1)

コラボレーションツールを導入しても、それを普及させることは大変です。 通達や申請、会議室予約などの機能は業務に必須なので使われていくでしょう。しかし、ソーシャル機能はなかなか利用されません。どの企業でも普及に腐心しています。 弊社でも活発に発信する人は1割いるかどうか、残りの人達は見てはいるけど発信はしない、中にはほとんど利用しない人もいる……といった状態です。ツールを導入したからといって、それだ […]

モバイル活用

スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスが大変普及してきました。 外を歩いていてスマートフォンを操作していない人を見かけないことはないくらいです。 数年でここまで普及するとは……この早さにはびっくりしますよね。 ここまで普及したモバイルデバイスをコラボレーションツールでも利用しない手はありません。 モバイルデバイスは、時間や場所の制約を減らし、【いつでも、どこでも】社員同士のコミュニケーシ […]

違いをつかんで利用:フローとストック

■「フロー」と「ストック」とは? ソーシャルネットワークと聞くと Twitter や Facebook のように活発に情報交換され、 情報が流れていく(フロー)イメージが強いですが、 ブログのように情報を蓄積(ストック)していくものもあります。 ソーシャルネットワークツールを企業のコラボレーションツールとして使用する場合には、 フローの「最新情報を素早く拡散、収集できる利点」と ストックの「過去の […]

リアルタイムコミュニケーション

■コミュニケーションの変化 企業内ソーシャル(エンタープライズソーシャル)という考えが コラボレーションツールに組み込まれるようになって、 私たちのコミュニケーションはどのように変わってきたのでしょうか? チャットや Web ミーティングなど、 企業内のリアルタイムコミュニケーションが進んでいます。 昔は電話、メール、ファクシミリで連絡をとっていました。 現在は、ちょっとした話ならチャットで、さっ […]

電子掲示板・電子会議室

■情報伝達の効率化 私達は働いていく中、日々様々な連絡や報告を行っています。 この情報伝達の部分は、コラボレーションツールを導入するととても有効な部分です。 昔の社内伝達方法は、紙による回覧や壁への掲示でした。 その後メールでの一斉通知が利用されるようになり、 今日では電子掲示板を使って一斉に全国、全世界に発信することが できるようになりました。 社内全員に伝達するのに数日かかっていたのが、コラボ […]

スケジュール

皆さんはスケジュールと聞いて何を思い浮かべるでしょうか? 自分自身や上司・同僚の予定がまず思い浮かぶと思います。 この他にも部署や社内行事、会議室や備品、社用車などの予約も含まれるでしょう。 ■スケジュール管理 電子化以前 昔は、それぞれの予定をホワイトボードや紙に書いて壁に貼ったりしていました。 近くにいる場合は見やすくて良いのですが、離れると全くわからないのが欠点でした。 同僚の予定を見たい! […]

ワークフロー -申請業務の効率化

企業活動を行っていると、さまざまな書類が必要となってきます。 勤怠届、業務交通費精算、住所変更届、勤務表(出退勤)、 仮払い申請、物品購入申請、稟議書、などなど… 本当にたくさんの申請書があります。 これらは、パソコンが普及する前はすべて紙に手書きしていました。 そのため、上司の机の上にはいつも大量の申請書が山のように積まれていました。 しかし、一人に1台のパソコンが割り当てられるようになってきた […]

こんなに便利!ファイル共有機能

PDF、Excel、Wordなど、日々の業務でファイルを関係者と共有することはひんぱんにありますよね。 やりとりの方法として、メールにファイルを添付して送付している方は多いでしょう。 しかし、送信した後に、ファイルの中にちょっとした誤字・脱字が見つかり、それを直すためだけに何度も送り直すことってありませんか? ちょっとしたことだからこそ、何度も送り直す手間が意外とわずらわしいものです。 これが、共 […]

コミュニケーションツールの進化

■メールに依存しすぎていませんか? 情報伝達で大きな部分を担っている、メール。 毎日、メールボックスにはたくさんのメールが届きますよね。 社内連絡、お客様から、業務の関係者、 はたまたダイレクトメールなど。。。 外出や休暇で2、3日メールボックスのチェックを怠ると 大量の未読メールにげんなりしてしまいます。 メールでないと困ることもありますが、 コミュニケーションを取るためのツールは他にもあります […]

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