業務効率化

名刺管理、文書管理etc. ちょっとの工夫で残業を減らそう!菜緒さんおすすめクラウドサービス

クラウドサービスという言葉は知っていても、使ったことはないという人も多いでしょう。

「Googleドライブ」もクラウドサービスなので、実際には何げなく使っていたりする方もいるのですが、そのメリットはご存じでしょうか。

インターネットなどのネットワークを通じて必要な機能やデータベースなどを利用できるクラウドサービスは、自分でサーバーなどを用意しなくて済むこと、ローカルではなくセキュアな環境にファイルやデータを保管できること、無料もしくは低価格で利用できるサービスが多いことが特徴です。

さて、今回は、そんなクラウドサービスのなかから、菜緒さんおすすめの業務効率化サービスを紹介します。

日々仕事をしていると、名刺、スケジュール、ファイルの管理や書類の作成・発行などで、結構時間を取られますよね。まずは、名刺管理のお役立ちサービスです。無料で使える「Eight」は、スマホで名刺を撮影すれば、自動でデータベースに取り込み、管理してくれるサービスです。

クラウドサービス

登録された名刺は、「あなたのネットワーク」の一覧に表示され、簡単に検索可能。スマホの電話番号管理のように、ラベルを使ってグループ化することもできます。

名刺を交換した相手が「Eight」を使っていれば、転職、異動、昇進などで名刺が変わった際に最新情報に更新され、通知してもらえるのもいいですね。Facebookのようなメッセージ機能を使って、「異動なさったんですね」などとやりとりすることもできます。プロフィールをWeb上に公開すれば、メールの署名やFacebookなどから閲覧できるオンライン名刺にもなります。

スケジュール管理のクラウドサービスは数多くありますが、「Googleカレンダー」を利用している会社であれば、「rakumo」が便利です。

Google Appsと連携できるこのサービスは、個々のスケジュールをひと目で見られるように集約してくれます。ただスケジュールが把握できるだけでなく、会議室など施設予約機能と連携させたり、Salesforceとつなげて営業の業務効率化を図ることも可能です。

クラウドサービス2

請求書の作成に追われがちな人は、「Misoca」がオススメ。

取引先を登録しておけば、見積書を請求書へ展開したり、請求書から領収書・検収書まで作成したりとそれぞれに必要な書類を簡単に作成。毎月同じ請求書を送付するための自動予約機能も使えます。

基本は無料ですが、1通180円の郵送代行サービスを使うと、18時30分までに処理したものを翌営業日に発送してくれます。会計ソフトの「弥生」「freee」を使っている会社は、連携させることができるので、従来のフローを変えることなく業務効率化が図れます。

最後に、ソルクシーズのクラウドサービスも紹介します。

ファイルコラボレーションサービス【Cloud Shared Office ECM(クラウド・シェアード・オフィス イー・シー・エム)】は、機密性が高いファイルやコンテンツの管理や、社外を含む他拠点とのファイル共有ができるサービスです。

古いファイルを誤って共有したりしないようにバージョン管理ができ、フォルダごとにアクセス権限を変えることも可能なので、紛失や記載ミスなどのトラブルを防ぎながら業務効率を高めることができます。

広告代理店やWebサイト運営企業のように、外部の制作会社とやりとりしながらコンテンツを作成する企業や、全国の拠点にパンフレットやポスターなどを展開するチェーン展開企業、複数の会社で進める合同プロジェクトや研究開発などで導入されることが多く、セキュアな環境と使いやすさが評価されています。

どのサービスも、実際に使ってみると、いかに時間短縮できるか、仕事をスムーズに進められるかが実感できるでしょう。興味のある方は、それぞれの紹介サイトをチェックしてみてください。

 

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当社が提供するクラウドサービス「Cloud Shared Office」のサービス名称を2017/3/6より以下の通りに変更しました。
・Fleekdrive(フリークドライブ)
・Fleekform(フリークフォーム)
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