業務効率化

ソルクシーズのクラウド文書管理サービスがリニューアル!

株式会社ソルクシーズのクラウド文書管理サービス【Cloud Shared Office ECM】が、新たな機能を搭載し、名称もリニューアルしました。

フリークドライブ

新しい名前は、【Fleekdrive】(フリークドライブ。これに伴って、帳票出力サービスも、【Fleekform】となります。

【Fleekdrive】のコンセプトは、「外出先で、自宅で、社内で、世界中のあらゆる場所を価値あるオフィスに変革」。

従来からご好評をいただいていたセキュアな環境、アクセス権限設定や利用履歴管理などの管理機能はそのままに、コラボレーション(共同作業)の効率を大きくアップさせる多彩な機能が追加されました。

さっそく、その中身について紹介します。

まず「クラウド文書管理サービス」を利用したことがない方に、従来のECMが備えていた基本機能から説明しましょう。このサービスの最大のメリットは、コラボレーションするメンバーがどこにいても、必要なファイルを安全かつスムーズに共有できること。

ファイル管理を手動で行っていると、どのファイルがどこに保管されているのかがわからなくなることがあり、古いファイルを使ってしまうなどのトラブルが起こりがちです。

ソルクシーズのファイル・コラボレーションプラットフォームは、インターネットにつながればどこでも利用可能で、ファイル更新情報が登録メンバーに自動で通知されるので、メールのように「送信先を間違えた!」といったトラブルもありません。

わかりやすい管理画面、いつ誰が何をしたのかが把握できる証跡管理、最新のファイルがすぐにわかるバージョン管理など、情報を探す手間や管理業務が大幅に軽減される機能が充実。

ダッシュボード_2

特に、外部パートナーとファイルをやりとりすることが多い企画部門や研究・開発部門、最新のツールを全国で共有することが多いチェーン店、営業拠点などで活用されています。

このたびリニューアルされた【Fleekdrive】は、より見やすいインターフェイスに刷新。グループでの共同作業をスムーズに進められる新機能を追加しました。

オンライン共同編集機能」を使えば、最大50人まで(Businessプランの場合)がファイルを同時に編集できます。もし、他の人に編集されたくない場合は、許可しなければOK。

ファイルを編集・閲覧しながらチャットができるので、細部を確認しながらの共同作成や、ファイルを元に進めるミーティングも可能です。ファイルに「いいね!」をつけたりチャットにスタンプを挿入したりすることもでき、FacebookやLINE感覚でコミュニケーションをとりながら仕事を進められます。

さらに使えるのが「レーティング機能」。例えば営業組織なら、顧客からの評価が高い提案書に高いポイントをつけておけば、“使える”資料を検索しやすくなり、点数が低いファイルを改善して全体のクオリティを底上げすることもできます。

外部パートナーと仕事をする部署なら、ファイルダウンロードを禁止する「閲覧のみ」指定、顧客やユーザーにファイルを公開する営業やマーケティングの組織なら「ファイル配信」「URL発行」などが役立ちます。

【Fleekform】は、「既存のExcelフォーマットを使う」「豊富な帳票テンプレートから新規フォームを作る」の両方に対応しており、インターネット経由で、離れた場所にあるプリンタにも印刷可能なクラウドサービス。

紙だけでなくPDFやExcelにも出力できるので、【Fleekdrive】と連携させれば、権限管理、バージョン管理、閲覧チェック、自動ワークフロー申請などの仕組みで、提案・受注から納品・請求までのプロセスを便利にしながら、ミスやトラブルを減らすことができます。

興味のある方は、それぞれの公式サイトをご確認ください。

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