「業務効率化」という言葉を聞くと、「ムダな作業を減らすこと」と捉える方も多いようですが、ムダな業務はそうそうありません。それぞれの業務には、それが必要な理由があり、個別に見直してもなかなか効率化できるものではないことに気づかされます。
業務効率をよくするためには、複数の業務の関係から整理していくのが近道です。ポイントは、3点。「一元化する」「責任を明確にする」「決めるスピードを上げる」。これらができれば、組織における複数のメンバーの業務効率が一気に上がります。
●「一元化」のポイントは、「役割や業務プロセスのかぶりを極力減らすこと」「複数のデータを存在させないこと」です。
例えばこんな話は、よくあるのではないでしょうか。営業部が顧客別の売上データを作成し、営業サポート部が営業担当別の売上データを作成している…。
この場合、元の「売上データ」はひとつです。元の数字をそれぞれの部署で加工するより、「売上データはどちらかの部署で管理・作成する」とルール化し、2つの資料を一元化したほうが作業効率が上がり、ミスが起こる可能性が減ります。
一元化できず、業務が非効率になるのは、「部署間のコミュニケーションが取れておらず、互いに相手が何をやっているのかを把握していない」「それぞれが、自分たちのやりたいようにやろうと思っている」ケースが多いようです。
個別の業務を見直す前に、全体を俯瞰してムダが発生している業務を洗い出す作業をしなければ、一元化ひとつとってもなかなか実現できません。
●「責任の明確化」は、情報や作業の一元化とセットです。
部署間・担当者間で似て非なる業務が発生していると、それ自体がムダなのはもちろんですが、責任のなすりつけ合いになってミスやトラブルが起こりやすくなります。業務効率を考えるうえでは、「小さなミスでも、発生するとそれに対応するという業務が増える」ことも考慮すべきです。
部署とメンバーのミッション・責任範囲を明確にして、担当者に必要なリソースを集中させることで、「同じ業務に対するチェックや管理が複数の部署で行われる」という非効率な状況を回避させることができるのです。
●「決めるスピードを上げる」。業務の効率を上げるうえでは、これが最も重要です。
ありがちなのは、「決裁書のハンコの数が多い」「決裁ルールや、決めるために必要な条件・材料が不明確」な組織です。
決裁に時間がかかればかかるほど、起案した担当者が待つ時間が増えることになり、決め方が不明確であれば、「早く通すためにあれもこれも資料に盛り込んでおこう」と、贅肉の多い書類が数多く発生することになります。
決裁が速くスムーズな会社ほど、現場の動きもシャープになるものです。
クラウドサービスは、「情報や作業の一元化」「決裁の明確化」を促進するうえでも有効なツールです。
株式会社ソルクシーズのファイル共有サービス【Fleekdrive】は、ファイルのバージョン管理や証跡管理で常に最新のファイルのみを管理・共有でき、それぞれのファイルにアクセス権限をつけることで、責任者・関係者を明確にすることができます。
「サービスを導入することで役割、担当者、責任の所在が明確になる」というと話が逆のようですが、「役割、担当者、責任の所在をシステム上ではっきりさせることで業務がスムーズになる」と考えると、クラウドサービス導入は組織と仕事のありようを見直すひとつの機会になりえるのだと思われます。
興味がある方は、【Fleekdrive】の公式サイトをチェックしてみてください。
