業務効率化

中小Web制作会社の社長が語る「わが社のFleekdrive活用術」

弊社は、社員4名の小さなWeb制作会社です。ソルクシーズの社員の方とご縁があり、「『Fleekdrive』を使った感想を教えてほしい」といわれ、この原稿を書いております。

社員は少ないのですが、画像や原稿などのファイルをやり取りする外部のライターやデザイナーが多く、業務効率化を図れるファイル共有サービスを探していたときに「Fleekdrive」と出会いました。

無料で使えるサービスもあるのですが、ファイルがなくなったり外部に流出するのが不安で使えません。「セキュアな環境」「ひとりあたり500円だから、(5名利用で)月額2500円から利用できる」といったあたりが、「Fleekdrive」に決めた理由です。

割引していただいたわけではないので、むやみにほめる理由はありません(笑)。このサービスをどう活用しているのかを、率直に紹介させていただきます。

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クラウドサービスなので、いつでもどこでもパソコンさえあれば資料を確認できるのはもちろんなのですが、何といっても使いやすいのはファイルのバージョン管理と配信です。

ファイルを修正すると自動でバージョンが更新され、古いものは保存しておいてくれるのです。何世代前まで保存するかを指定できるので、不要なファイルで容量が圧迫されるのを防ぐこともでき、安心・快適にファイル管理できます。

Fleekdrive」上から直接メール送信も可能で、メールにありがちな添付モレもなくなります。忙しいときに負担になりやすいことが解消されたのが、導入して最も変わったことでした。

ファイルを確認しながら、LINEやFacebookメッセージのようにコメントを送信できる機能も便利です。WordやExcelで作った資料を目で追いながら、気になるポイントがあればすぐ脇に出るコメント欄に気づいたことを書き込み、相手に送ってリアルタイムでチャットすることも可能。

相手に“共同作業”の依頼を送れば、双方で文字や数字を修正しながら資料を完成させることもできます。部下から送られてくるさまざまな資料に承認や修正指示を出さなければならない上司は、業務効率化が相当進むのではないでしょうか。

上司といえば、フォルダごとにアクセス権限を設定できるのも便利です。担当部署のみ、課長以上限定、特定の外部パートナーだけに公開などあらかじめ設定できるので、誤って情報が漏れることがありません。

私はまだ使っておりませんが、ファイルに「いいね!」や評価をつけることができるようで、原稿チェックや営業ツール管理をする部署は、うまく使えば品質向上の参考になりそうですね。

PDF変換がボタンひとつでできるのを知ったのは、使い始めて10日ほど経ったときでした。インターフェイスがわかりやすいので、使いながら少しずつできることを増やす毎日です。

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現在は使うのが楽しいので、便利そうな機能を発見して、できることをだんだん増やしている、という状態ですが、導入したい会社や部署のみなさんには、管理担当者を決めて機能をしっかり把握することをお勧めします。

あれもこれもできるということは、覚えることが多いということでもあります。弊社の担当者は、クラウドサービスを使うのが初めての新人なのですが、1ヵ月もしないうちに、スムーズに利用できるレベルにはなりました。

何しろ忙しく、マニュアルを読んで覚える時間が取れない私は、わからなくなったら彼女に聞いて使っています。ファイルにチェックを入れると、「開く」「配信」「PDF変換」などの機能が表示されるのですが、10種類ほどあるこれら「できること」を活用するだけでも相当仕事がはかどります。

Fleekdrive」の開発チームのみなさんにお願いがあるとすれば、ファイルの共同編集機能をさらに向上させてほしい、ということでしょうか。WordやExcelなどのソフトを購入しなくても「Fleekdrive」上で編集できるのは便利なのですが、使える機能に制限があるのが残念です。この機能が充実すると共同作業の場を増やせるはずです。

「簡単にいわないで」という声が聞こえてきそうですが、割引していただいたわけではないので(しつこい?笑)、いちユーザーとしてお願いしたいと思います。

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