業務効率化

ファイル共有だけじゃない! 「外出先からFleekdrive」でここまでできる

「お客様との打ち合わせ中に」「出張先で」「常駐している顧客のオフィスで」「空き時間に寄ったカフェで」…。

営業訪問や打ち合わせが多く、社内で作業する時間をなかなか取れない方は、メールなどで送られてきた資料をスマホやタブレットで確認したり、作りかけの企画書に手を入れたりするなど、外出時のすき間時間をうまく活用して業務効率化を図りたいものです。

セキュアなファイル共有サービス「Fleekdrive」を導入すれば、インターネットにつながるところなら、どこでも会社にいるのと同じように仕事ができてしまいます。

顧客や外部パートナーとのミーティングで使う資料の事前確認はもちろん、打ち合わせに参加する相手にファイルを配信したり、複数ファイルが入ったフォルダのURLを送付することもできます。

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「PDFをダウンロードしていただく」「ダウンロード不可で閲覧のみ」など、ファイルの内容や送付先に合わせて、取り扱い設定を変えることも可能。

配信する際は、ファイルを指定してからアドレス帳よりメールアドレスを呼び出すので、メールにありがちな添付漏れの心配はありません。パスワード設定、ファイル圧縮、ダウンロード回数指定、ダウンロードが可能な期間の設定などの機能もあり、セキュリティに考慮してファイルを送付することができて安心です。

資料が入ったフォルダのURLも、閲覧できる期間を指定できるので、古いチラシやパンフレットが出回り続けるのを避けることができます。複雑な操作を一切せず、さまざまな設定ができるので、慣れればメールでファイル添付するのが面倒に感じるかもしれません。

さらに便利なのは、「ファイル・コラボレーション」。

チャット機能を使ってコミュニケーションしながら、ファイルをリアルタイムで共同編集できるのです。遠方に出張しているメンバーを複数交えて、ファイルを見ながらチャットミーティングすることもでき、うまく活用できれば組織の会議のスタイルが大きく変わるかもしれません。

ひとつのファイルを営業担当と企画担当で分担して仕上げたり、新製品のキャッチコピー案を出し合いながらその場でチラシを完成させるなど、従来なら会議招集や数日かけて取りまとめていた作業をリアルタイムで進めることができれば、業務効率は大幅に向上するのではないでしょうか。

「タイムリーな情報共有を行い、営業担当が抱える課題を迅速に解決」「作業の効率化を実現し、営業活動にかける時間を増やした」など、「Fleekdrive」の公式サイトにはさまざまな活用事例が紹介されています。

興味がある方は、公式サイトを確認のうえ、30日間無料トライアルで使い勝手を体感してみてください。

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