業務効率化

クラウドサービス活用で、業務効率化&情報共有!CSOでお仕事スムーズ!コンテンツ管理編

ソルクシーズのファイルコラボレーションサービス【Cloud Shared Office ECM(クラウド・シェアード・オフィス ECM)】を、機密性の高いコンテンツの管理や、社外や複数拠点とのファイル共有をするために導入する企業が増えています。

 

目的は、業務の効率化とミスやトラブルの防止。やりとりされるファイルは、製品のマニュアル、パンフレット、Webで配信される動画コンテンツなどさまざまです。

無料で使えるファイル共有サービスもあるなか、ソルクシーズのクラウドサービスを利用している企業は、どんなメリットを感じているのでしょうか。

実際の活用事例から、【クラウド・シェアード・オフィス ECM】でできることについて、紹介します。

【クラウド・シェアード・オフィス ECM】の強みは、
・セキュアなサービスであること
・ファイルのバージョン管理が楽なこと、
・フォルダごとにアクセス制限がかけられること。

CSOイラスト

発売前の新製品のマニュアルやリリースしていない機能や動画など、情報漏えいを厳重に避けたいコンテンツを分業で制作する際には、それぞれのファイルを見ることができるパートナー企業や部署、担当者を選んで共有することができます。

実際に活用しているのは、複数の外部パートナーに発注して製品のマニュアルやパンフレットを分業で制作している企業や、月替わりで店舗に設置するメニューやチラシを全国の拠点に配布している企業など。情報管理を徹底し、ミスなく制作物を顧客に届けたい企業が中心です。

「ファイル内に記載されている情報や、個人情報を安全に管理できる」
「閲覧者の限定やファイルのバージョン管理が簡単にできる」
といった安全性と使いやすさが評価されています。

ここまでの話を読んで、大手企業、多拠点企業向けのファイルコラボレーションサービスと思われた方が多いかもしれません。しかし実際は、中小企業や研究・プロジェクトなどでも使われているのです。

たとえば、大学、企業、官公庁などが共同で推進するプロジェクト。

ECMが重宝されているのは、「ひとりいくら、ではなく、〇人までなら定額」という料金設定だからです。「Collaboration」というライセンスエディションなら、ファイル要領50GB、100人までの利用で月額40,000円。ファイルの暗号化や配信、ワークフロー設定、バージョン管理もできます。

複数の企業や団体からメンバーが参加し、しかもその人数が変動する場合に、その都度プラン変更する煩わしさがないので、短期的なプロジェクトで活用されるケースも増えているのです。

業務を効率化したい、制作プロセスにおけるトラブルを撲滅したい、時間や手間をかけずに情報共有できるようにしたいと考えている方は、サイトで詳細を確認してみてください。

 

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当社が提供するクラウドサービス「Cloud Shared Office」のサービス名称を2017/3/6より以下の通りに変更しました。
・Fleekdrive(フリークドライブ)
・Fleekform(フリークフォーム)
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