テレワークで注目度UP!「ビジネスチャット」活用 現場の声

新型コロナウイルス感染予防の観点から、イッキにテレワーク推奨モードになり、Web会議ツールやビジネスチャットなど、テレワークに対応する業務サポートシステムの導入が進みました。

当社でも、それまで試験導入していたLINE WORKSを7月から「正式導入」し、全社員に展開中!

もはや「大事なことは密室で話そう」「報告は口頭で」「チャットってオタクっぽい」(SEの大半はオタクですが。笑)、、、なんてことを言っていられる状況ではなく、マッハでチャットコミュニケーションに対応していかなくてはなりません。

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そうはいっても「どんな風に利用したらいいのかわからない」「新しいことを始めるのは手間がかかる」「チャットツールを導入しただけでは活用されないのでは?」、、、。疑問や心配は尽きないですね。

ということで、テレワークが流行りだす前から、LINE WORKSを試験導入していた部門の責任者Mさんに、どんな用途で利用しているかということや、利用して感じたことをきいてみました。

(ちなみにヒアリングは、双方の自宅から「Webミーティング」で行いました。菜緒さんもテレワークモードに対応中!)

まず、“部長グループ”、マネージャー以上の“管理職グループ”というトークグループを作りました。こちらはよく利用されていますね。問題が起こった時にすぐ相談できるところがよいと思います。

気になることがあったらすぐ書き込めるのが、トークグループのよいところですが、自分は時間を問わず書き込んでしまうので、人によってはプレッシャーを感じてしまうかもしれません

なるほど、手軽で便利なあまり使い方には注意が必要。“書き込みは自由だけど、レスポンスはそれぞれの勤務時間内でいいんだよ”などルールを決めるとよさそうです。

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用途・期間別のグループとしては“人事考課”用のグループを作っているとのこと。

トークのほかにノートという機能を使って評価内容を共有したり、スケジュール機能を使って評価作業の締切管理をしています

管理業務にLINE WORKSを利用して時短になりましたか?という問いには

うーん、内容についてのやりとりは何度も行うので手間は減らないけど、メールを使ってやりとりするよりは効率的ですね。あて名やあいさつフレーズを省けるので。

あと、メールではやりとりの関連性がつかみづらくて、あとから情報を探すのも難しいけど、LINE WORKSではノート機能を併用することで記録が残せるのがいいと思います

 

あらあら、なんだかすごく上手く活用できているように思えますが、、、。

個人の人脈が離職・退職等で途絶えないよう、名刺情報を共有するためのグループを作ったんですけど、登録やメンテナンスの管理が大変で企画倒れになっちゃいました

LINE WORKSで管理するのに向いてる情報・向いていない情報があるのかもしれません。それに気づけたのは、積極的に利用しようと取り組まれた結果ですね。

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他にも部員のスキルアップ活動用のグループとして“UiPath資格取得”、“ブロックチェーン勉強会”、“技術研究会”などを作成。

“ブロックチェーン勉強会”は、ブロックチェーン技術ごとに分割するなど進化を遂げています。

部員が自己啓発を継続的にできるように自分が書き込みをしていますが、なかなか乗ってこないですね、、、。ブロックチェーン関連の資格を取ろう!といった具体的な目標があるグループは活動が活発です

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部員のLINE WORKS活用を促すために “蔵書”というグループを作り、自分が読んだ技術書を紹介したり、これから読みたい本を切り口に、注目して欲しい技術やビジネススキルを紹介しているMさん。

まだまだ特定のユーザーにしか利用されていないようだけど、部員全員向けメッセージの既読数を見ると、半数ぐらいは投稿を見てるな、とわかります。

リアクションがあまりないので、しんどいときもあるけど、自分のように部長以上の立場だと、こういうことをやらないとコミュニケーションの手段が少なくなっちゃうので、、、時に若い人たちとね。そう思って発信を続けています

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半分くらい愚痴になっちゃったかな、と言いながら、たくさんの取り組みとLINE WORKS活用に対する思いを聞かせてくれました。

最後に「LINE WORKSで気に入っているところは?」と聞いてみました。

用途別にグループトークが作れるところと、ノートが作れるところ。トークだけだとやりとりが流れていってしまうけど、“これ残しておきたい”という内容はノートを作れば記録として残せるから

その記録に部門のナレッジが蓄積されていくんですね!

 

いかがでしたか?LINE WORKSを使ったビジネスチャットα(ナレッジの蓄積)事例について紹介しました。

みなさまの疑問や心配解消のお役に立てればうれしいです。

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