第41回 アフターコロナ/ウィズコロナの世界

【情シス野郎 チラシの裏】は、「情報処理安全確保支援士」資格を持つ情シス担当が、仕事を通して得た知識や技術を、技術面に詳しくない人でも読みやすいよう「チラシの裏」に書くかのごとく書き散らす!というシリーズです。

今回は、ソルクシーズのテレワーク緊急導入を振り返りつつ、アフターコロナ/ウィズコロナの社会について考えます。

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5月26日、今年に入り世界中を大混乱に陥れた新型コロナウイルス(以下、コロナ)感染拡大における緊急事態宣言が日本全国で解除された。

しかし解除後もコロナは確実に存在する。

ひとまず緊急事態を脱したということではあるが、新規感染者は少数ながら継続、第2波以降の発生も予期される中での解除であり、決してコロナ「終息」ではなくせいぜい「収束」である。

インフルエンザのように特効薬が承認され流通するまでは、どれだけ感染規模が縮小しても感染者が出た事業所や店舗では解除宣言前と同じ対応をしなければいけないだろう。

要するに、少なくとも現時点ではコロナ前の生活様式・勤務様式には戻れないし、今後も政府はテレワークや時差出勤を継続して推進していくという。

小池都知事は「通勤が以前のように戻ってしまうのはもったいない」とコメントしていたが、都会の“痛勤”ラッシュで寿司詰めにされてきた多くの会社員は、V系ドラマーの如く首を縦に振ったことだろう。

 

テレワークの導入

行政に強制されず社会や従業員の期待に応えるためにテレワークを積極的に導入する企業は、高齢者社会の中で数が減り続ける若者にとって魅力的に映るに違いない。

つまり、アフターコロナ/ウィズコロナの世界は、企業にとって働き方改革を一歩進め、自らの価値を高める絶好の機会なのである。

今回テレワークを緊急導入した企業は、Web会議や社員間コミュニケーションなど一通り必要なツールを導入し、従来の紙書式申請も一定の条件下でペーパーレス化するなど、ルールも簡易的には策定している。

それを整備して正規運用に乗せることで企業の魅力を膨らませることが出来る。

規程等の整備は当社においてもこれからの話ではあるが、システム的には緊急的に導入したツールの評価がスタートであり、それを基に今後の運用検討が必要となる。

当社で緊急事態宣言下に導入したWeb会議コミュニケーションツールについて、経緯と導入効果はおおよそ下記の通りである。

 

Web会議ツール

通信負荷が軽く、接続が安定している「Zoom」の利用を推奨した。

ホストユーザー(会議主催ユーザー)以外はアカウントが不要なのも高ポイント。セキュリティ面の不備が当初は指摘されており、問題視されるケースにおいては「Skype」「Teams」を使うよう指示することもあった。

初めてWeb会議ツールを使う社員がスムーズに利用開始できるように、簡易マニュアルを作成し、社内ポータルにて公開した。

今後についても同様で良いかと思うが、Zoom無償版には1会議40分という制限があり、アップグレードの検討は必要である。

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社員間コミュニケーション

メールや電話という従来の連絡手段は、雑談やちょっとした相談のようなライトなコミュニケーションに向いておらず、外出だけでなくコミュニケーションにまで制限がかかってしまうとメンタル面にリスクが生じる可能性がある。

また情報セキュリティという観点においても、うっかり個人LINE等で業務情報をやり取りされると情報漏洩の原因となり得るうえに、事故発生時の調査が難しい。

これらを考慮した結果、緊急でLINE WORKSを導入した。

評判は上々。気軽かつスピーディーにコミュニケーションの取れるツールがあることで小回りが利くし、何より「繋がってる感」がチームワークの一助となる。

今後は導入範囲の拡大と運用ルールの整備を行いながら、使い方については意見を募集して積極的に取り入れていく。

 

コミュニケーションツール比較

今回は緊急導入であったため残念ながら他ツールとの詳しい比較はしていないが、参考までに以下に大まかな特長を記載する。

LINE WORKS
LINEに馴染んだユーザーにとって敷居が低く、慣れるまで時間がかからない点が当社における最大の選定理由となった。1ユーザー300円/月 というコストの安さも特長である。

Teams
Office365の対応プランを契約済みであれば利用可能であり、Office365で扱われる情報の連携や共有のしやすさが最大の特長である。

Slack
特に技術者や実務遂行者同士が情報をやり取りしながら作業するためのプラットフォームとして、役立つ機能が揃っている。

 

その他の対応 (ペーパーレス、クラウド化 等)

他にもシステム観点で対応が必要な点として、本格的なペーパーレス化、リモートアクセスの拡張、各種システムのクラウド化、成果ベースの評価システムなどが考えられる。

何をどこまで対応するかは企業ごとに異なると思われるが、一言「ハンコは不要」と言われたところで、明日からなし!とはならない。

ハンコ一つ取っても電子帳簿保存に関する法律に則ったルールやシステムの対応が必要であり、そのための部門間の擦り合わせも必要となる。

企業規模が大きくなる程、費用も時間もかかるだろう。

 

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このように、コロナによって働き方を変えていくということは少なからずシステムを変えるということである。その際に法律、経営、顧客、社員、など多様な目線でバランスを取って考えなければならない。

だがいつの世も大事なのは良くしよう、進んでいこう、という志だ。

情報システムに携わる人間がコロナと戦うということはそういうことである(キリッ)。

 

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