第1回 「Notes は高い?」

Lotus Notes/Domino は、2014年に25周年を迎えた大変歴史のあるソフトウェアです。

一時期はグループウェア市場で圧倒的なシェアを獲得していました。しかし、この25年間の技術進歩には凄まじいものがあり、多くの競合製品、特にクラウドサービスが出てきています。昨今は競合製品に押されシェアを大きく落としていますが、いまだ多くの企業で利用されています。

最新のバージョンは IBM Notes/Domino 9.0.1 Social Edition ですが、8.5 や 8.0、またはそれ以前のバージョンを使用している企業も少なくないでしょう。旧バージョンを使用している企業にとって、今後も Notes を使用していくのか?それとも他のグループウェアに移行するのか?は大きな問題です。

Notes を使い続ける場合、いつかはバージョンアップを考えないといけないでしょう。他のグループウェアに移行する場合、移行先を選定しなければなりません。

「どちらを選択したらよいか?」とシステム担当者の方は、悩みを抱えておられると思います。IBM Championの【よっしー】 が、そんな悩みの解決をお手伝いします。
Solution

第1回目は「Notes は高い?」と題して Notes とその他のグループウェア(今回はクラウドサービスを対象)との費用感についてちょっと考えてみたいと思います。

今回この題材を選んだ理由は、”Notes から移行したい/した” との話が出たときに必ずと言っていいほど「Notes は高い」という言葉を聞くからです。では、Notes が高いとは具体的に何を指しているのでしょうか?

●バージョンアップ費用を試算●

Notes のバージョンアップ費用を「大雑把」に計算してみました。費用の算出は様々な要素が絡みます。よって、あくまでも一例です。参考情報としてご利用ください。
ユーザー数1000人の組織で費用比較をします。想定ケースについての詳細はこちら でご覧ください。

図1

graph1-1

グラフからは、初年度が特に費用が高くかかり、大きな負担になっていることがわかります。負担の多くは、
・ライセンス費用
・バージョンアップ作業費用
です。「Notes は高い」と言われるのはこの2つが原因です。

2年目以降のライセンス費用は、
・パスポート・アドバンテージ(ソフトウェア・サブスクリプション&サポート)
が大きく占めています。

パスポート・アドバンテージは高いので更新しないという選択肢もありますが、
・最新バージョンの利用権(次回バージョンアップ時の費用が大きく減る)が得られる
・トラブルが発生した際に IBM のテクニカルサポートへ問い合わせができる
などのメリットがありますので極力更新することをお薦めします。

メリットの詳細はこちらをご覧ください。

バージョンアップ作業費用は、新しいバージョンでの動作確認の範囲と内容を抑えることである程度下がります。アプリケーションの動作確認は残念ながら自動ではできず、基本的に人力での確認作業になります。そのため、すべてのアプリケーションを平等に動作確認していてはいくら費用があっても足りません。

Notes は下位バージョンの互換性がとても高い製品です。
(以前関わった案件 [Notes 7 から 8.5 へのバージョンアップ] では数千項目のテストを行って問題となる箇所は2件のみだった事例もあります)

重要度の高いものや影響範囲が大きいものはじっくりと動作確認を行う必要はありますが、それ以外のアプリケーションについてはある程度割り切った対応が必要です。(アプリケーションの動作確認については、後日の回で紹介します)

今回一例として計算してみましたが、確かに決して安い金額ではありませんね。

しかし、Notes 以外のグループウェアと比べた時はどうなのでしょうか?Notes だけが高いと言えるのでしょうか?

●移行費用を試算●

そこで、Notes から他のグループウェアへ移行するという想定で計算してみました。今回は特定の製品とは設定せずに、月額費用のクラウドサービスを想定しました。
1ユーザーの月額利用料金を 1,500円と想定。ユーザー数は1000人。
既存のノーツにあるデータまたはシステムは棚卸しを行い、必要なデータや機能のみ移行または新規構築します。想定ケースについての詳細はこちら でご覧ください。

図2
graph2

クラウドサービスの多くは月額または年額払いです。ライセンスやサーバーの購入が不要なのでその分、初年度の費用を Notes より安く抑えられます。

問題となるのは、Notes からのデータおよびシステムの移行費用です。今回の想定では、アプリケーションのデータおよびシステムの移行は必要最低限と想定しています。

実際には、データ量やアプリケーション規模、移行先グループウェアのカスタマイズ効率にもよりますがもっと費用がかかる可能性があります。また、移行対象のアプリケーション数が増える可能性もあります。

クラウドサービスを利用する場合には、オプションまたは上位のエディションの必要性についても考えておく必要があります。

オプションには、ワークフローなどのカスタマイズ機能があります。このオプションの追加費用は、1ユーザー月額数百円としても1,000人が利用するとなると無視できない金額になってきます。必要な機能が上位のエディションでないと使えない、ということもあります。

●Notes バージョンアップ VS 移行

さて、それでは上記2つの例を比べてみましょう。

図3

graph3-1

Notes はクラウドサービスと比べても初年度に多くの費用がかかっているのがわかります。クラウドサービスは、毎年(毎月)利用料金が一定額かかっています。

サーバー構成やサービスレベル、料金など条件によって変わってきますが、長期的に見た場合、累計の費用はクラウドサービスの方が高くなる可能性があります。

今回は1,000人を想定して計算していますが、もっと少ない/多い人数だと状況は変わってきます。移行先のシステムもクラウド型だけではなく、オンプレミス型もあります。

比較して極端に安い/高い場合はそれなりの理由・条件があるはずです。
「Notes は高い」という先入観に囚われないようにしてよく検討してください。

次回は、Notes からの移行を検討する際の費用以外の注意事項について話をします。

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Notesに関するお問い合わせ先Emailアドレスsskaihatsu@solxyz.co.jp

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