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ここが違う!「無料のファイル管理システムとECM」徹底比較

社外のパートナーやプロジェクトメンバーで、ファイルを管理・共有するためにオンラインストレージを利用したことはありますか?「Googleドライブ」「Yahoo!ボックス」など、一定条件内なら無料で使えるものから、機能充実のクラウドサービスまで、さまざまなストレージサービスがあります。

Files Data Information Devices Storage Concept

ソルクシーズの【Cloud Shared Office ECM(クラウド・シェアード・オフィス イーシーエム)】は、使いやすさと安全面で評価をいただいている有料のファイルコラボレーションサービスです。

こんな話を聞くと、こう思う方もいるのではないでしょうか。「無料のサービスで十分なんじゃない?有料と無料、何が違うの?」。そんな声にお応えするべく、今回は、無料サービスのメリット・デメリットと、有料サービス(ECM)との違いについて解説します。

無料で使えるサービスと言いつつ実は「決められた容量を超えると有料に」なります。「Googleドライブ」なら15GB、「Yahoo!ボックス」は5GB。これを超えると、月額数百円~の利用料がかかります。

多くの無料サービスは、「ファイルを保存できる」「友人や同僚等と共有できる」のが基本です。少人数で、限られた数・頻度でファイルや画像を共有するぶんには、使い勝手がいいサービスではあります。

しかしこれらを、ビジネスで利用すると考えたらどうでしょうか。社外秘のファイルのアクセス管理、ファイルのアップロード・ダウンロード、ファイルに修正が入った場合のバージョン付けや通知などについても対応しなければならず、この作業に時間がかかります。

大人数で共有したいとき、あるいはファイル内容の機密性が高い場合は、相当慎重に運用しなければなりません。

無料サービスと、ECMのようなサービスの最大の違いはここです。ECMは「最新のファイルを、指定した人だけで安全に共有できて管理に手間がかからないサービス」なのです。

たとえば、ファイルのバージョン管理。ECMならアップロードし直すと、システムが自動で最新のファイルをわかりやすく表示し、修正が入った場合に関係者へ更新通知を送ることもできます。

ECM_new_edit

ECM_update_edit

「いつ・誰が・何をした」のか、履歴を参照できる証跡管理と、特定の人のみでファイルを共有できるアクセス制限機能もあり、手動の管理で起こりがちな「ファイル紛失」「古いファイルを使用してしまう」などといったトラブルはなくなります。

また、情報の持ち出しや、スマートフォンやタブレットの紛失などのアクシデントに備えて、端末ロック機能もつけられます(Cloud Shared Office Faceの「パスコードロック機能 」)。

クラウド上のセキュアな環境でファイルを管理でき、必要な人に最新の情報を伝えられる機能が充実しており、上位のライセンスにアップグレードすれば、「ワークフロー」「スペースルール」など、業務をより効率的に行えるさまざまな機能 を利用できるのです。

情報共有が必要な関係者が多い組織、古いバージョンの資料が流通すると困る組織、人の入れ替わりが頻繁にあるプロジェクト、社外秘情報や個人情報など厳重なセキュリティのなかでファイルを取り扱うサービスなどで利用する場合は、安全でリーズナブルなECMがおすすめです。

 

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当社が提供するクラウドサービス「Cloud Shared Office」のサービス名称を2017/3/6より以下の通りに変更しました。

・Fleekdrive(フリークドライブ)
・Fleekform(フリークフォーム)

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ff_yoko

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