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成果が実感できる業務効率化・5つの法則【後編】

業務効率化を推進したい企業・組織のための5つの法則を紹介するこの企画。前編では、「会議の短縮化・効率化」「業務の見える化」「業務の重要度評価」について解説しました。

後編で紹介する法則は、「担当者の見直し」「外部活用」です。「業務効率化=断捨離」ではなく、あくまでも「必要な業務について、最小工数・コストで最大成果」が目標です。

社員や外部パートナーのスキルを評価し、より成果を高められるようにタスクを振り分けられれば、組織の生産性は一気に高まります。

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(4)効率の悪い業務について、担当者を見直す

組織の業務を見える化し、工数と重要度を明確にしたら、「重要なのに効率が悪い業務・パワーがかかっている業務」について、担当者とやり方を見直しましょう。

最大の成果を出すためには、適材適所を徹底するのが基本ですが、メンバーのスキルに差がある組織では、ハイパフォーマーに業務が集中する傾向があります。

これを避けて、業務量の平準化を図るためには、それぞれのメンバーに対する育成方針を決めてモチベートする必要があります。平たくいえば、「業務を通じてスキルが身につくことが、自分のキャリアステップに必要だ」と認識させ、自発的に取り組むようにするということです。

適材適所というと、現在のスキルと業務内容がマッチしていることと捉えがちですが、「個々の中長期的なミッションやめざす将来像」まで考えて仕事をまかせたほうが、組織も個人もより成長します。

短期的な効率だけでなく、「この仕事をやらせてもらえるなら、しっかり貢献してずっと組織に残りたい」と思うメンバーが多くなる担当業務設計ができれば理想的です。

(5)アウトソーシング・クラウドサービスなどを活用

繁閑差が激しい業務や標準化が難しい業務は、専門性の高い外部パートナーに委託したほうが費用対効果が高くなるケースがあります。また、外部サービスは費用がかかりますが、残業費削減や生産性向上の効果が高ければ、クラウドサービスなどの導入を検討してみましょう。

重要度の高い業務をスキルと適性がある社員が担当し、育ってほしい社員には将来につながるミッションとタスクを付与。社内のリソースでは成果が出しづらい業務と、自動化しやすい業務は外部の人員や仕組みを活用。

これらがうまくいけば、業務効率化の成果を実感しながらさらなる成長を遂げられる組織になるのではないでしょうか。

現在の組織とメンバーをあらためてチェックし、改善できる課題があれば、5つの法則を実践してみてください!

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