あなたのやりとり大丈夫?オンラインコミュニケーション改善委員会

「ウェビナーで使った名前が残っていたんです。『司会/竹本』って…。あの微妙な沈黙は、私が話を始めるのを待ってたんですね。お客様が参加する会議だったので恥ずかしくて、調子が上がらないまま1時間経ってしまいました」

コロナウイルス感染拡大によって、オンライン会議が増えています。みなさんは、もう慣れましたか?

定例の会議が毎週あったり、オンライン飲み会などで場慣れしていたりするといいのですが、参加する機会が少なく、「うまく話せない」「失礼なことをしている気かもしれない」と悩みがちな方もいるでしょう。

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オンライン会議でありがちな失敗といえば、「画面に表示される名前が会議用になっていない」に加えて、「背景が微妙」「画面共有時の映り込み」「会話がぎくしゃく」といったところでしょうか。

プライベートとビジネスで同じアカウントを使用している方や、複数の顧客と頻繁に会議する方は要注意です。

背景や画面共有については、「あまりにもカジュアルな背景で会議にはいってしまった」画面共有した資料を消してしまい、ドライブから探してUPし直すのに時間がかかってしまった」「ファイルだらけのデスクトップなど、見せてはいけないものが映ってしまった」といった失敗がありがちです。

これらはすべて、事前準備トラブル時の対応法をあらかじめ決めておけば、焦らずにすみます。

「事前に必ず設定をチェックしておく」「会議で共有すべきスプレッドシートやスライド、サイトをブラウザに固定しておく」など、会議前のルーティンをはっきりさせておくといいでしょう。

 

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さて、会話です。オンライン会議において、ニッポンのビジネスマンが感じている最大のストレスは、「空気が読めない」ではないでしょうか。

これについては、「参加者全員で、空気を読まなくてもOKということを共有する」しか対策はありません。

よくあるのは、「話し始めるタイミングがかぶってしまう」「話が続いているのに気づかず、割り込もうとしてしまう」といった気まずい状況ですが、これには「入る際の言葉や、終わるときの言葉をやんわり決めておく」という方法があります。

例えば、話し始めは必ず「〇〇です」と名前をいうようにしてみたり、終わりの合図として「以上です」「何かご質問はありますか」といった定型文を入れたりすれば、会話の流れがスムーズになります。

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大事な会議の場合は、「背景は無難にカーテン」「事前に表示される名前と資料をチェック」「ブラウザのブックマークのワードやローカルのファイルをチェック」「家族が入ってこない部屋で参加」が準備できる対策です。

オンライン会議中にできることとしては、「会話に入る際は、よろしいですか?〇〇です、とひとこと」「こないだのアレ、どうなりました?などといった指示代名詞を避ける」「誰かが話している間はミュート」といったあたりに留意すれば、失礼だったかもと悩むことはなくなるでしょう。

「普段通りに話せなかった…」と考えず、「オンラインにはオンラインの話し方と作法がある」と割り切ったほうがうまくいくのではないでしょうか。

次回のオンライン会議はいつですか?健闘を祈ります。

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