ビジネスメール書きくらべ

第3回:アポ取りのメール

こんにちは、グレイテルです。

この特集は、システム開発部門女子と管理部門男子に、共通のシチュエーションでメールを書いてもらい、部署や性別による違いをくらべてみようという企画です。
さて今回は何が見えるでしょうか?

ルクシーズ」の部門情報はこちら

 

*********ミッション*********
機器販売部門の担当者となって、主にお客様やメーカーに対するメールを書いてください。
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機器販売部門というのは、以下の図のようにお客様とメーカーを仲介する立場です。
機器販売 挿絵

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<ミッション№3>
アポ取りのメール (お客様宛て)
自分:XYZ株式会社 野村 (OA機器の販売会社 営業部 担当)
宛先:株式会社CDE  坂口 (ソフトウェア開発会社 システム部 課長)
趣旨:訪問申し込み
背景: 当社の組織変更により、上長が変わったので、お客様(株式会社CDE )にご挨拶するためのアポイントメントを取る。当社は上長と2名で訪問予定。9月1日(月)または9月3日(水)の午後の都合のよい時間を尋ねる。なお、前任は高木部長、新任は井沢部長である。

■システム開発部門女子■
件名:【訪問申し込み】弊社の組織変更に伴うご挨拶

株式会社CDE  システム部
坂口 太郎様

いつも大変お世話になっております。
XYZ株式会社、野村 花子です。

さて、弊社はこの度、業務の効率化を目指し、組織の一部変更を行いました。
それに伴い、弊社の営業部部長が、高木から井沢に交代いたしましたことを、
ここにご連絡申し上げます。

お忙しいとは存じますが、是非一度、後任の井沢と共に、
ご挨拶にお伺いしたいと考え、本メールを送りました。

こちらからで、大変恐縮ではございますが、下記日時にお時間をいただけないでしょうか。

<候補日時>
・9月1日(月)午後
・9月3日(水)午後

ご多忙な時期に申し訳ありませんが、
何卒、よろしくお願いいたします。

(※1)

■管理部門男子■
件名:弊社人事異動お知らせ

株式会社CDE
システム部 課長 坂口様

平素よりお世話になります。
XYZ株式会社 営業部の野村です。

この度、弊社高木が○月○付けで異動になり、
新しい部長として井沢が就任いたしました。

つきましては、就任のご挨拶に伺いたく
9月1日(月)または9月3日(水)の午後にお時間をいただくことは可能でしょうか?
当日は井沢と私の2名で参ります。

ご多用中、恐れ入りますがスケジュールご調整の程、
よろしくお願いいたします。

(※1)

☆今回のアハ!ポイント☆
どちらのメールも大事なことはしっかり押さえてありますね。
人事異動の案内→訪問申し込みの流れも自然でよいと思います。シチュエーションでは明記していなかった「異動日」を補ってくれました。
設定漏れは私のミスとも言えますが、野村さん、素晴らしいです!!

さて、今回のポイントは二つ。
「1.新旧部長の交代案内の表現方法」と「2.こちらからの候補日提案の表現方法」でした。

まずは1.新旧部長の交代案内の表現方法から見てみましょう。
どちらの表現もすごく気に入りました!
システム開発部門女子の「業務の効率化をめざし」と管理部門男子の「新しい部長」は、どちらもお客様への対応が改善されることを予感させる表現だと思いませんか?
“後任の部長”や単に“組織変更”とするよりも「お客様へのサービス向上につなげます」という意欲を感じます。

ただ、第1回(記事はこちら)の分析結果を「男女の違い」とした時と同じく、システム開発部門女子は未来を明確に表していて、管理部門男子は現在にフォーカスしているのが興味深いです。

次に2.こちらからの候補日提案の表現方法を見てみましょう。
箇条書きを使用するか否かという点は第2回(記事はこちら)をご確認ください 。
読んだ印象としてはほとんど差はないのですが、「スケジュールご調整の程」という表現から、管理部門男子の方が強引というか必ず訪問するという思いを少し強めに感じました。

今回も表にまとめてみした。
表:メールの比較
グレイテル03-1

以上から、今回は性別による違いに注目しました。四つの項目から、システム開発部門女子のメールの方が女性らしいと言えると判断したからです。

一般的に女性の方が「話し上手」 と言われています。このシステム開発部門女子も 、人事異動に関してはシチュエーションにない情報を補ってより詳しく説明をしています。

一方、管理部門男子は、詳しい説明は会ってから、ということなのか、あまり説明がありません。見た目は箇条書きではないのに、短めにまとめているために箇条書きのように感じました。

特に今回だけの特徴ではありませんが、メールでも女子は話し上手 ・男子は寡黙なんですね。

ということで、今回は「性別の違い」を発見しました。
日常的にメーカーやお客様にメールを書いているグレイテルですが、ちょっとした表現の違いが興味深く、毎回勉強になっています。

次回「第4回:報告のメール (内部 -上司- 宛て)」もお楽しみに!

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※1 ビジネスメールでは通常「署名」を付けますが、この特集では省略します。

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