昨年あたりから、RPAサービスのインターネット広告が目立つようになってきました。RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、ソフトウエア型のロボットにデスクワークを代行させるサービスが増えてきています。

ロボットと言っても、物理的な体を使って労働するのではなく、コンピュータ上で動くソフトウエアのことです。単純で繰り返しが多い作業をするイメージから「ロボット」と呼ばれています。

これまでの「エクセルにマクロを作って繰り返し処理」などとは違い、アプリケーションをまたがって処理できるので、「作業」ではなく「業務」を効率化できるのです。

得意な領域は、手順が決まっている定型業務。ITサービスのアカウント発行、請求データと入金データの照合、データベースに入力された項目ごとにユーザーを仕分けして、それぞれに対して定型のメールを返信するなど。

総務・経理・IT/Webサービスのルーティン業務を省力化することが可能です。

もう少し具体的に例を挙げてみましょう。多くの企業で人手がかかっている業務に、書類作成があります。エクセルで管理されているデータを使って申請書を作成したり、求人票に添付されている画像とテキスト情報でWebに掲載する原稿を制作するといった仕事です。

RPAに仕事の手順を設定しておけば、ワードフォーマットの所定の欄への入力はもちろん、作成したファイルの共有フォルダへの保存や、関係者への報告メールまで完了させることができるのです。

ここまで読めば、「あれはRPA化できそう」と思い当たる作業があるのではないでしょうか。

エクセルからデータを抽出して定期的なレポートを作成する、問い合わせメールの内容と対応の履歴として一覧表を作る、経費申請書をチェックして一次承認・差し戻しを代行させる…。決められた反復処理なら、大抵の業務をまかせてしまうことが可能です。

RPAの導入効果について、わかりやすく数字でまとめると以下のようになります。

申請書や請求書、指示書などの作成においては、人間が行う作業の3～4倍のスピードで処理することができます。しかもロボットは、同じ業務を続けていても作業効率が落ちることもありません。場合によっては24時間休みなしで処理させることもできます。

8時間勤務の社員の3倍働き、スピードも3倍なら１日あたりで9人分。社員が１ヵ月かけて完了させる仕事を、２日半で終えてしまうといういい方もできます。

素晴らしいことだらけに見えるRPAの苦手な仕事や、導入しても効果が実感できないケースも押さえておきましょう。

基本的に、柔軟な対応はNG。データの内容によって作業手順を変えなければならないようなタスクや、問い合わせの内容によって対応可否を判断する必要があるものは不向きです。

業務内容やシステムの変更などがあれば、RPAに命令する作業手順を組み直す必要があるので、変更の頻度が高ければ業務効率化が進まなくなる恐れがあります。

不向きな分野も理解した上で、得意な単純作業をRPAに代行させれば、社員のパワーを「考えるタスク」や「創造的な仕事」に振り向けることが期待できます。

低コストで始められるクラウド型のサービスも増えており、うまく導入すれば生産性向上や業務効率化、人的コスト削減、作業ミス撲滅が一気に実現するかもしれません。

まずは自らの組織が抱えている定型業務を洗い出し、RPA化した際の効果をシミュレーションしてみてはいかがでしょうか。